Lainsäädännön seuranta yrityksille

Lainsäädännön seuranta yrityksille on järjestelmällinen tapa tunnistaa toimintaa koskevat lait, asetukset, viranomaisvaatimukset, lupaehdot ja muut sitovat velvoitteet. Toimiva lakiseuranta pitää sinut ajan tasalla siitä mitä yritykseltäsi edellytetään, milloin lainsäädäntöön tulee muutoksia ja miten niihin voidaan vastata.

Ecobio Manager kokoaa yrityksesi lainsäädännön vaatimusten täyttämisen saman katon alle: Yritys saa oman toimintansa näkökulman mukaiseksi räätälöidyn käsityksen sääntelystä, jotta voitte ohjata toimintaanne ja muutoksia oikein.

Ecobio Manager auttaa yritystä
Tunnistamaan toimintaan soveltuvat velvoitteet
Seuraamaan olennaisia säädösmuutoksia
Arvioimaan vaikutukset ja nimeämään vastuut
Dokumentoimaan vaatimustenmukaisuuden auditointeja varten
Seuraamaan yritystoiminnan kestävyyttä

Miten lainsäädännön seurantaa voidaan tehdä yrityksessä?

Yrityksen lainsäädännön seuranta on jatkuva prosessi, joka voi muodostua työtelijääksi ilman asianmukaista osaamista. Lainsäädännön seuranta alkaa sen arvioinnilla, mikä sääntely soveltuu yrityksen omaan toimintaan, toimipaikkaan, tuotteeseen tai prosesseihin. Relevanttia sääntelyä voivat olla paitsi Suomen laki, mutta myös muut viranomaissäädökset, luvat sekä EU-tason sääntely.

Hyvin toteutettu lakiseuranta mahdollistaa säädösten tarkastelun reaaliajassa osana toiminnan kehittämistä. Jokaiselle olennaiselle vaatimukselle voidaan esimerkiksi nimetä vastuuhenkilö ja määrittää, miten vaatimuksen täyttymistä arvioidaan, mitä toimenpiteitä tarvitaan ja millä aineistolla vaatimustenmukaisuus voidaan osoittaa. Yritys voi seurata ajantasaisesti vaatimusten täyttymistä, keskeneräisiä toimenpiteitä sekä  valmiutta ulkoiseen arviointiin.

Mitä lakeja ja vaatimuksia yrityksen tulee seurata?

Ecobio Managerin säädösseurannassa seurantaan asetettava kokonaisuus määräytyy yrityksen toiminnan perusteella. Yleisimpiä seurattavia lainsäädännön aihealueita ovat ympäristövastuut, työterveys ja työturvallisuus, kemikaalien hallinta, tuotevaatimukset, vastuullisuussääntely sekä toimialakohtaiset velvoitteet.

Ympäristö, päästöt ja lupaehdot

Ympäristölainsäädännön seuranta voi koskea ympäristölupia, päästöjä, jätehuoltoa, vaarallisia jätteitä, vesien käyttöä, jätevesiä, melua, luonnonsuojelua ja ympäristöraportointia.

Työterveys ja työturvallisuus

Seurattavia teemoja voivat olla vaarojen arviointi, perehdytys, työympäristön turvallisuus, työterveyshuolto, työsuojelun yhteistoiminta, henkilönsuojaimet, koneet ja työvälineet sekä poikkeamien käsittely.

Kemikaalit ja vaaralliset aineet

Kemikaalilainsäädännön seuranta voi sisältää REACH- ja CLP-velvoitteet, käyttöturvallisuustiedotteet, kemikaaliluettelot, rajoitetut aineet, varastoinnin, vaarallisten aineiden käsittelyn ja kuljetusvaatimukset. Soveltuvuus riippuu kemikaalien määrästä, ominaisuuksista ja käyttötavasta.

Tuotteet, toimitusketjut ja vastuullisuus

Tuotevaatimukset, markkinoille pääsyn ehdot, asiakaskohtaiset velvoitteet ja toimitusketjun huolellisuusvaatimukset voivat muodostaa yritykselle seurattavan kokonaisuuden. Vastuullisuussääntely voi vaikuttaa raportointiin, hankintoihin, sopimuksiin, tietopyyntöihin ja konserniohjaukseen.

Miksi manuaalinen lakiseuranta kuormittaa yritystä?

Manuaalinen lakiseuranta kuormittaa organisaatiota, koska tieto hajautuu helposti useisiin varastointipaikkoihin ja sen merkitystä yrityksen toiminnalle on arvioitava tapauskohtaisesti. Säädösmuutoksen vaikutus voi riippua esimerkiksi toimipaikasta, prosessista, tuotteesta tai luvista. Jos arviointeja, vastuita ja tehtyjä toimenpiteitä ei dokumentoida johdonmukaisesti, vaatimustenmukaisuuden osoittaminen vaikeutuu ja toiminta alkaa nopeasti nojata liikaa yksittäisten henkilöiden muistiin tai omiin prosesseihin. Keskitetty järjestelmä kokoaa velvoitteet, arvioinnit, vastuut ja toimenpiteet yhteiseen näkymään tavalla, joka on helppo ottaa uudelleen haltuun myös henkilöstömuutosten sattuessa kohdalle.

Yrityskohtainen lakirekisteri rajaa tiedon olennaiseen

Yrityskohtainen lakirekisteri on organisaation toimintaan soveltuvien säädösten, viranomaisvaatimusten, lupaehtojen ja muiden velvoitteiden hallittu kokonaisuus. Sisältö rajataan käyttöönoton yhteydessä yrityksen todellisen toiminnan, toimipaikkojen ja soveltuvan sääntelyn perusteella.

Ecobion asiantuntijat kartoittavat käyttöönotossa yritykselle olennaiset säädösalueet ja rakentavat tarkoituksenmukaisen rajauksen. Ecobio Managerin säädösseuranta ylläpitää kokonaisuutta, tuo muutokset näkyviin ja välittää käyttäjälle asiantuntijoiden laatimat tiivistelmät. Kun yritykselle olennainen säädös muuttuu, käyttäjä saa ilmoituksen ja voi toteuttaa vaikutusten arvioinnin omassa toiminnassaan. Jokaiselle velvoitteelle voidaan osoittaa omistaja, arvioinnin tila, tarvittava toimenpide ja dokumentoitu perustelu.

EHS-lakiseuranta yrityksen ympäristötyössä ja turvallisuustyössä

EHS tulee sanoista Environment, Health and Safety. Yrityksessä EHS-lakiseuranta kattaa tavallisesti ympäristönsuojelun, työterveyden, työturvallisuuden ja kemikaaliturvallisuuden velvoitteita.

Ecobio Managerissa yritys voi seurata EHS:n aihealueiden säädösmuutoksia, arvioida soveltuvuutta ja dokumentoida vaatimusten täyttymisen. Strukturoitu rakenne soveltuu myös laajempaan liiketoimintaan, jossa sama velvoite voi koskea useaa toimipaikkaa, vastuualuetta tai johtamisjärjestelmää.

Aihealue	Esimerkkejä seurattavista velvoitteista
Ympäristö	ympäristöluvat, päästöt, jätteet, vesienhallinta, raportointi
Työterveys ja työturvallisuus	vaarojen arviointi, työterveyshuolto, perehdytys, työvälineet
Kemikaalit	REACH, CLP, käyttöturvallisuustiedotteet, rajoitetut aineet
Tuotteet ja kuljetukset	tuotevaatimukset, vaarallisten aineiden kuljetus, markkinakohtaiset ehdot

Lainsäädännön seuranta yrityksille Suomessa, Pohjoismaissa ja EU:ssa

Useassa maassa toimivan yrityksen sääntelyhorisontti koostuu kansallisista laeista, EU- sääntelystä, viranomaisohjeista ja markkinakohtaisista sekä toimialakohtaisista vaatimuksista ja luvista. Eri vaatimukset ja säädökset voivat koskea samaa toimintaa eri maissa.

Ecobio Managerin lakiseurantaa voidaan rajata kattamaan Suomen, Ruotsin, Norjan, Tanskan, EU:n sekä kansainvälistentason säädöskokoelmia. Yritys voi rakentaa yhteisen hallintamallin lainsäädännön noudattamiseen ja samanaikaisesti säilyttää maakohtaiset rajaukset selkeinä järjestelmässä.

Vastuullisuuslainsäädäntö ja ESG-vaatimukset osana lakiseurantaa

Yritysten velvoiteympäristö ulottuu usein EHS-velvoitteista kestävyysraportointiin, toimitusketjujen huolellisuusvelvoitteisiin, kestävään rahoitukseen ja ihmisoikeusvastuuseen. Lainsäädännön soveltuvuus määräytyy useimmiten yrityksen koon, toimialan, konsernirakenteen, markkina-aseman ja arvoketjuroolin perusteella.

Seurattavia kokonaisuuksia voivat olla CSRD, ESRS, VSME, EU:n taksonomia ja CSDDD. Yritys voi joutua vastaamaan myös tietopyyntöihin tai sopimusperäisiin velvoitteisiin, jotka siirtyvät arvoketjussa toimittajille. Ecobio Managerissa velvoitteet voidaan luokitella esimerkiksi lähteen, soveltamisalan, vastuuyksikön ja arviointitilan mukaan.

Tuki ISO 14001 ja ISO 45001 standardien vaatimuksiin

ISO 14001:n mukainen ympäristöjärjestelmä ja ISO 45001:n mukainen työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä edellyttävät organisaatiolta sovellettavien velvoitteiden tunnistamista ja vaatimustenmukaisuuden arviointia. Ajantasainen lakirekisteri, vastuiden näkyvyys, dokumentoidut arvioinnit ja toimenpiteiden jäljitettävyys tukevat standardien.

Miten Ecobio Managerin lainsäädännön seuranta toimii?

Ecobio Manager on selainpohjainen ohjelmistopalvelu säädösseurantaan, yrityskohtaisen lakirekisterin ylläpitoon ja vaatimustenmukaisuuden arviointiin.

1. Kartoitus	Ecobion asiantuntijat rakentavat yhdessä yrityksen kanssa räätälöidyn säädöskokoelman.
2. Seuranta	Asiantuntijat seuraavat sääntely-ympäristöä, ylläpitävät rekisteriä puolestanne ja laativat käyttäjälle ymmärrettävät tiivistelmät.
3. Arviointi ja dokumentointi	Yritys seuraa lainsäädännön kehitystä palvelusta ja arvioi uusien muutosten vaikutuksia toimintaansa.

Millaisille yrityksille lakiseuranta sopii?

Lakiseuranta sopii organisaatioille, joiden toiminta on säänneltyä ja joiden on osoitettava vaatimustenmukaisuus järjestelmällisesti, kuten

• teollisuus ja valmistava tuotanto, jossa toimintaan liittyy ympäristölupia, päästöjä tai jätevelvoitteita
• yritykset, joilla on useita toimipaikkoja tai kansainvälistä toimintaa
• kemikaaleja käyttävät, varastoivat tai kuljettavat organisaatiot
• ISO 14001:n tai ISO 45001:n mukaista johtamisjärjestelmää hyödyntävät yritykset
• yritykset, joihin kohdistuu vastuullisuusraportointia, asiakasvaatimuksia tai toimitusketjun tietopyyntöjä

Mitä hyötyä keskitetystä lainsäädännön seurannasta on?

Keskitetty seuranta vähentää säädösten etsimiseen käytettävää aikaa, pienentää tulkintatyön aiheuttamaa työkuormaa ja parantaa kokonaiskuvan hallintaa. Organisaatio voi reagoida ajallaan lainsäädännön vaatimuksiin ja välttää haitalliset sudenkuopat.

Kun päästölähteet, laskentaperusteet ja toimenpiteet on dokumentoitu yhteen paikkaan, yrityksellä on erinomaiset valmiudet arvioida siirtymäriskejään ja rakentaa uskottava siirtymäsuunnitelma. Samaa varmistettua dataa voidaan hyödyntää suoraan lakisääteisessä kestävyysraportoinnissa sekä rahoittajien ja asiakkaiden tietopyynnöissä.

Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä alla olevalla yhteydenottolomakkeella!

Usein kysyttyä lainsäädännön seurannasta

Mitä lainsäädännön seuranta tarkoittaa yritykselle? Lainsäädännön seuranta tarkoittaa yritystä koskevien velvoitteiden tunnistamista, muutosten seurantaa, vaikutusten arviointia ja vaatimusten täyttymisen dokumentointia. Esobio Managerissa prosessi kattaa lait, asetukset, viranomaisvaatimukset, lupaehdot ja muut toimintaa sitovat vaatimukset.

Mikä on yrityskohtainen lakirekisteri? Yrityskohtainen lakirekisteri kokoaa yrityksen toimintaan soveltuvat säädökset, lupaehdot ja muut velvoitteet. Ecobio Managerissa rajaus perustuu toimialaan, toimipaikkoihin, prosesseihin, kemikaaleihin, tuotteisiin ja markkinoihin.

Mitä EHS-lakiseuranta sisältää? EHS-lakiseuranta sisältää ympäristön, työterveyden, työturvallisuuden ja kemikaaliturvallisuuden vaatimuksia. Ecobio managerin sisältöä voidaan täydentää toimialakohtaisilla, tuoteperusteisilla ja maakohtaisilla velvoitteilla.

Kuinka usein lakirekisteri tulee päivittää? Lakirekisterin ajantasaisuutta seurataan säädösten muuttuessa ja aina yrityksen toiminnan muuttuessa. Arviointirytmi määritetään sääntelyriskin, muutostahdin, johtamisjärjestelmän ja organisaation omien käytäntöjen perusteella.

Miten vaatimustenmukaisuuden arviointi dokumentoidaan? Arviointiin kirjataan sovellettava vaatimus, vastuuhenkilö, nykytila, perustelu, tarvittavat toimenpiteet, määräaika ja todentava aineisto. Myös arviointipäivä ja uudelleentarkastelun tarve tallennetaan.

Tukeeko lakiseuranta ISO 14001:n ja ISO 45001:n vaatimuksia? Kyllä. Ajantasainen lakirekisteri ja dokumentoitu vaatimustenmukaisuuden arviointi tukevat standardien mukaista velvoitteiden tunnistamista, seurantaa ja auditointivalmiutta.

Voiko Ecobio Managerilla seurata usean maan sääntelyä? Palvelu voidaan rajata yrityksen tarpeiden mukaan Suomen, Pohjoismaiden, EU:n ja kansainvälisten säädöskokoelmien seurantaan. Maakohtaiset vastuut ja arviot voidaan säilyttää yhteisessä hallintamallissa.