EHS-lakiseuranta ja vaatimustenmukaisuuden hallinta yrityksille

EHS-lakiseurannan tarkoituksena on pitää yrityksen toimintaa koskevat velvoitteet näkyvänä osana toimintaa ja pysyä ajan tasalla velvoitteista. Tarkastelu ulottuu aina ympäristöasioista henkilöstön terveyteen ja turvallisuuteen. Lisäksi monilla toimialoilla kemikaalien käyttö, varastointi tai kuljetus tuovat omat vaatimuksensa.

Toimiva lakiseuranta alkaa seurannan laajuuden määrittelystä. Yrityksen on tunnistettava toimintaa ohjaava keskeinen lainsäädäntö, lupamenettelyt sekä muut säädökset.

Ecobio Manager kokoaa yrityskohtaisen lakirekisterin samaan SaaS-palveluun yhdessävaatimustenmukaisuuden arvioinnin kanssa. Kirjasto kattaa Suomen lainsäädännön ja asiakkaan tarpeen perusteella mukaan voidaan ottaa myös muiden Pohjoismaiden sekä EU:n sääntelyä ja kansainvälisiä säädöskokoelmia. Asiantuntijat tukevat soveltuvien velvoitteiden tunnistamista ja säädösten tulkintaa.

Mitä EHS tarkoittaa?

EHS muodostuu sanoista Environment, Health and Safety. Environment viittaa ympäristöasioiden hallintaan, health työntekijöiden terveyteen ja työterveyteen ja safety kattaa työturvallisuuden sekä toiminnan turvallisuutta koskevat käytännöt siinä laajuudessa kuin organisaatio on ne määritellyt.

Ympäristöasioissa huomio voidaan kohdistaa esimerkiksi ympäristöluvan ehtojen täyttämiseen, toiminnan päästöjen ja sivutuotteiden hallintaan tai ympäristöturvallisuuteen. Työterveyden ja työturvallisuuden puolella EHS-työ on toiminnan riskien ja turvallisuuden arviointia, kuten turvallisten työmenetelmien suunnittelua ja työterveydestä huolehtimista. Myös erityisesti kemikaaliturvallisuus yhdistää usein ympäristöön ja henkilöstön turvallisuuteen liittyviä kysymyksiä.

EHS-työn käytännön vaadittu laajuus määräytyy yrityksen toiminnan perusteella. Teollisuudessa keskeisiä ovat usein tuotantoprosessit ja lupamääräykset. Palveluyrityksessä huomio voi kohdistua työympäristön turvallisuuteen ja henkilöstön hyvinvointiin.

Mitä EHS-lakiseurantaa tehdään käytännössä?

EHS-lakiseurannassa tunnistetaan yritykseen soveltuvat sitovat vaatimukset: Lait ja sääntely muodostavat seurannan perustan. Toimintaan voi soveltua myös esimerkiksi ympäristöluvan ehtoja tai yksittäinen viranomaispäätös.

Viranomaisohjeet tukevat säädösten käytännön tulkintaa. Esimerkiksi Euroopan kemikaalivirasto ECHA on laatinut omat ohjeet REACH- ja CLP-velvoitteiden käytännön toteuttamisen helpottamisen.

Yritystä voivat sitoa myös sen sopimukset ja sidosryhmien odotukset. Esimerkiksi sertifioitu johtamisjärjestelmä voi edellyttää tiettyjen sitoumusten seuraamista. Lakirekisteriin voidaan merkitä myös ISO-järjestelmän mukaisia vaatimuksia, jotta yrityksessä voidaan seurata johdonmukaisesti niiden toteutumista.

Ecobio Managerin lakirekisteriä päivitetään säädösmuutosten yhteydessä ja tarpeen mukaan silloin, kun yrityksen oma toiminta muuttuu. Sovellettavien vaatimusten joukko voi laajentua esimerkiksi uuden tuotantoprosessin, kemikaalin tai toimipaikan käyttöönoton yhteydessä tuotantolinjan tai toimipaikan laajennuksen yhteydessä.

EHS-lakiseuranta ja ISO 14001- ja ISO 45001 -järjestelmät

ISO 14001 ohjaa organisaatiota hallitsemaan ympäristövaikutuksiaan järjestelmällisesti ja huolehtimaan sovellettavien ympäristövaatimusten täyttämisestä. ISO 45001 tarjoaa johtamisjärjestelmän työterveyden ja työturvallisuuden hallintaan.

Lakiseuranta tukee standardien mukaisuuden seurantaa toiminnassa sillä organisaatio voi tunnistaa soveltuvat velvoitteensa ja seurata niiden muutoksia. Vaatimustenmukaisuuden arviointi tuottaa koonnin siitä, miten velvoitteet toteutuvat käytännössä.

Ecobio Manager EHS-lakiseurannan ohjelmistona

Ecobio Manager on SaaS-pohjainen palvelu, joka kokoaa säädösseurannan ja vaatimustenmukaisuuden arvioinnin samaan ympäristöön. Palveluun sisältyy yrityskohtainen lakirekisteri, jonka sisältö räätälöidään asiakkaan toiminnan perusteella. Käyttäjä saa ilmoituksen, kun seurantaan kuuluva säädös muuttuu.

Järjestelmä tarjoaa työkalut arviointien dokumentointiin ja raportointiin. Samaa tietoa voidaan hyödyntää auditointeihin valmistautumisessa. Selainpohjainen palvelu on käytettävissä tietokoneella ja liikkuvassa työssä.  Ohjelmiston rinnalla tarjottava asiantuntijatuki auttaa velvoitteiden tunnistamisessa ja tulkinnassa. Organisaatio säilyttää vastuun toimintaa koskevista päätöksistä. Asiantuntijan tuki on erityisen arvokasta silloin, kun säädöksen soveltuminen riippuu teknisistä yksityiskohdista tai yrityksen roolista toimitusketjussa.

Miksi valita Ecobio Manager EHS-lakiseurantaan?

Ecobio Managerin keskeinen valtti on mahdollisuus yrityskohtaiseen räätälöintiin: Käyttäjän työpöydälle tuodaan ainoastaan omaa toimintaa koskevat velvoitteet ja niiden muutokset. Näin kaikki huomio voidaan kohdistaa säädöksiin, joilla on käytännön merkitystä.

Asiantuntijoiden ylläpitämä säädöstieto vähentää organisaation omaa tiedonhakua. Tulkinta voidaan tarvittaessa käsitellä Ecobion asiantuntijan kanssa. Manager soveltuu erityisen hyvin tilanteeseen, jossa lakiseuranta halutaan kytkeä suoraan osaksi vaatimustenmukaisuuden arviointia ja laajempaa kemikaaliturvallisuuden tai yritystoiminnan kestävyyden työtä.